Welche Protokoll-Software taugt fürs Sitzungszimmer?
Sitzung aufnehmen, Protokoll erhalten: Das versprechen viele Werkzeuge, gebaut sind die meisten aber für den Online-Call. Hier steht mit Quellen, was am Sitzungstisch und auf Schweizerdeutsch funktioniert.
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Fragen fürs Büro oder die Gemeinde:
Marcel Kuhn, matd ag · info@matd.ch
Abschrift des Videos «So entsteht das Protokoll»
Das Video hat keinen Ton. Zu sehen ist ein Handy mit sprichmal im Browser. Im Fenster «Aufnehmen & Importieren» startet die Aufnahme einer Teamsitzung der Muster AG, die Zeitanzeige läuft und der Mikrofon-Pegel schlägt aus. Nach dem Beenden wird die Aufnahme hochgeladen; Wartezeiten sind im Zeitraffer gekürzt. Während der Verarbeitung fragt die App «Was brauchst du daraus?», gewählt wird «Protokoll». Die App meldet «Dein Dokument ist fertig», das Dokument öffnet sich zuerst mit der Zusammenfassung, kurz darauf erscheint das Protokoll. Es zeigt Datum, Ort und Teilnehmende, das Traktandum «Rückblick auf das dritte Quartal», die «Ferienregelung über die Festtage» mit Beschluss und Aufgaben, die Pendenzen mit Fristen und das nächste Meeting am 9. November 2026. Namen und Firma sind erfunden.
Aus der Teamsitzung wird das Protokoll
Beispiel, Namen erfunden«Gut. Beschluss: Das Büro ist vom vierundzwanzigsten Dezember bis zum zweiten Januar geschlossen. Nina Huber übernimmt den Pikettdienst. Der Beschluss ist einstimmig. Traktandum drei: Pendenzen. Thomas Brunner informiert die Kunden bis Freitag, dreissigsten Oktober, per Mail über die Schliessung.»
Teamsitzung der Muster AG, 26. Oktober 2026
- Beschluss: Büro ist vom 24. Dezember bis 2. Januar geschlossen.
- Beschluss: Nina Huber übernimmt den Pikettdienst. Beschluss einstimmig.
- Aufgabe: Thomas Brunner, Kunden über Schliessung informieren per Mail. Frist: 30. Oktober 2026.
Auszug gekürzt. Die Sitzung wurde auf Hochdeutsch vorgelesen und in sprichmal aufgenommen, Format «Protokoll».
| Anbieter | Wie wird aufgenommen | Schweizerdeutsch (eigene Angabe) | Gratis-Einstieg (eigene Angabe) | Datenhaltung (eigene Angabe) |
|---|---|---|---|---|
| SprichMal | Im Browser am Handy oder Computer, kein Bot; Aufnahme bis 2 Std. am Stück, Upload bis 50 MB | Ja, Mundart rein, Hochdeutsch raus | Dauerhaft 5 Dokumente pro Monat | Daten in der Schweiz (Rechenzentrum Zürich); KI-Verarbeitung bei Anbietern in USA und EU, einzeln in den AGB genannt |
| Swiss Transcript | Upload, Aufnahme im Browser auch am Handy; Teams-Bot (Beta) | Ja, Ausgabe wahlweise im Dialekt oder Standarddeutsch | 60 Minuten bei der Registrierung; für Gemeinden 5 Stunden | Hosting und KI-Verarbeitung in der Schweiz |
| Suisse Meets (früher Suisse Notes) | Bot in Teams, Zoom, Meet; Desktop-App, Mobile-App, Browser, Upload | Ja, «alle wichtigen Schweizer Dialekte» | 60 Minuten | Speicherung und Verarbeitung in Schweizer Rechenzentren |
| tl;dv | Bot in Meet, Zoom, Teams oder ohne Bot am Gerät; iOS-App für vor Ort | Nein, Deutsch unter «über 30 Sprachen» | Gratis-Plan ohne Ablaufdatum | In diesem Vergleich nicht geprüft |
| Otter | Bot in Zoom, Teams, Meet; Desktop ohne Bot; Mobile-App | Nicht erwähnt | Gratis-Plan ohne Ablaufdatum | In diesem Vergleich nicht geprüft |
| Notta | Bot oder ohne Bot am Gerät; Apps für iOS, Android, Mac, Windows | Nicht erwähnt, Deutsch unter 58 Sprachen | 120 Transkriptionsminuten pro Monat | In diesem Vergleich nicht geprüft |
| Microsoft Teams (Intelligent Recap) | Im Teams-Meeting, Transkription muss eingeschaltet sein | In diesem Vergleich nicht geprüft | Zusammenfassung nur mit Teams Premium oder Microsoft 365 Copilot | In diesem Vergleich nicht geprüft |
Stand der Angaben: 2026-10-23. Quellen: verlinkte Anbieterseiten. Fehler gefunden? Melden — wir korrigieren.
Bot im Call oder Aufnahme im Raum: die erste Frage
Bevor Funktionen und Preise zählen, entscheidet eine Frage: Wo findet Ihre Sitzung statt? Die meisten Protokoll-Werkzeuge stammen aus der Welt der Online-Meetings. Ein Bot meldet sich als zusätzlicher Teilnehmer in Teams, Zoom oder Meet an, hört mit und liefert danach Notizen. Das ist bequem, solange alle vor dem Bildschirm sitzen.
In vielen Deutschschweizer Firmen, Kommissionen und Vereinen sitzt man aber am selben Tisch. Dort gibt es keinen Call, dem ein Bot beitreten könnte. Es braucht ein Gerät im Raum, das zuhört. Einige Anbieter haben dafür inzwischen eigene Apps: tl;dv eine iOS-App für Aufnahmen vor Ort, Notta und Otter Apps fürs Handy und den Computer. Prüfen Sie beim Test genau diesen Fall, nicht den Online-Call aus der Produktvorführung.
Fünf Kaufkriterien für Schweizer Sitzungen
1. Sprache der Sitzung. Gesprochen wird Mundart, geschrieben Hochdeutsch. Ob ein Werkzeug Dialekt wirklich versteht, steht selten im Prospekt. Der Marktüberblick zur Schweizerdeutsch-Transkription zeigt, welche Anbieter das schriftlich zusagen.
2. Form des Protokolls. Eine Zusammenfassung ist noch kein Protokoll. Für Gremien zählen Traktanden, Beschlüsse und Pendenzen mit Namen und Termin. Welche Protokollart Sie brauchen, klärt die Vorlage zum Sitzungsprotokoll.
3. Eigene Vorlage. Hat Ihr Büro ein festes Protokoll-Raster, sollte das Werkzeug es übernehmen können, statt Ihnen ein fremdes Format aufzuzwingen.
4. Wer die Daten verarbeitet. Lesen Sie die Liste der Auftragsverarbeiter, nicht nur die Startseite. Entscheidend ist, wo die KI-Verarbeitung läuft, nicht nur, wo die Dateien liegen.
5. Abrechnung. Einige Anbieter rechnen nach Audiostunden ab, andere mit einem festen Preis. Was bei Ihrer Sitzungsmenge günstiger ist, zeigt der Vergleich Swiss Transcript und SprichMal.
Wo andere vorne liegen
Wer fast nur online tagt und die Notizen direkt ins CRM übertragen will, ist bei tl;dv oder Otter gut aufgehoben: Der Bot kommt automatisch in jede Besprechung aus dem Kalender. Wer verlangt, dass auch die KI-Verarbeitung in der Schweiz stattfindet, findet das bei Swiss Transcript und Suisse Meets, nicht bei SprichMal. Swiss Transcript bringt ausserdem fertige Fachvorlagen mit, etwa für Gemeinden und Generalversammlungen.
SprichMal setzt dort an, wo diese Werkzeuge nicht hinschauen: bei der Sitzung am Tisch, auf Schweizerdeutsch, mit einem Protokoll im eigenen Raster und einem festen Preis statt eines Stundenzählers.
So testen Sie Protokoll-Software mit Ihrer eigenen Sitzung
Produktvideos zeigen saubere Online-Calls mit zwei Sprechern. Ihr Alltag ist ein Sitzungszimmer mit fünf Personen, Kaffeetassen und Zürichdeutsch neben Berndeutsch. Testen Sie deshalb mit genau dieser Situation und mit derselben Aufnahme in jedem Werkzeug, das in Frage kommt.
Vor dem Test fragen Sie die Runde, ob alle mit der Aufnahme einverstanden sind; was dabei rechtlich gilt, steht auf der Seite zum Mitarbeitergespräch. Danach zählen Sie am fertigen Protokoll vier Dinge: Wie viele Namen sind falsch geschrieben? Fehlt ein Beschluss? Hat jede Pendenz eine verantwortliche Person und einen Termin? Wie viele Minuten brauchen Sie, bis Sie das Protokoll ohne Bedenken verschicken würden? Die letzte Zahl ist die einzige, die am Ende zählt.
Prüfen Sie zum Schluss den Versand: Kommen Teilnehmende ohne Konto an das Protokoll, und können Sie den Zugang wieder schliessen? Verwaltungen und Kommissionen finden zusätzliche Hinweise zu Protokollpflicht und Tonaufnahme auf der Seite SprichMal für Gemeinden.
6 Fakten, die nur für Geschäftsleitung, Assistenz und Protokollführende in Deutschschweizer KMU, Büros und Verwaltungen gelten
- 1
tl;dv tritt Meetings in Google Meet, Zoom und Microsoft Teams per Bot bei oder nimmt ohne Bot direkt am Gerät auf. Für Sitzungen vor Ort gibt es eine iOS-App, laut tl;dv «für die Aufzeichnung vor Ort und offline konzipiert». Genannt werden «über 30 Sprachen»; Schweizerdeutsch steht nicht darin, nur Deutsch.
Quelle: tldv.io/de (Abruf 2026-10-23)
- 2
Notta nennt «58 Sprachen» und bietet zwei Wege: einen Bot, der dem Online-Meeting beitritt, oder «Auf Ihrem Gerät aufnehmen — kein Bot tritt bei», mit Apps für iOS, Android, Mac und Windows. Schweizerdeutsch wird nicht erwähnt.
Quelle: notta.ai/de (Abruf 2026-10-23)
- 3
Suisse Meets, das frühere Suisse Notes, schickt nach Verbindung mit dem Kalender einen Bot in jeden Teams-, Zoom- und Meet-Call und schreibt: «Alle Daten werden ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren gespeichert und verarbeitet.»
- 4
Microsoft Teams fasst Besprechungen nur mit Zusatzlizenz automatisch zusammen: Für die intelligente Zusammenfassung (Intelligent Recap) braucht jede Person eine Lizenz für Teams Premium oder Microsoft 365 Copilot, und die Transkription muss eingeschaltet sein.
Quelle: Microsoft Learn, Intelligent recap for calls and meetings (Abruf 2026-10-23)
- 5
SprichMal nimmt im Browser auf, am Handy oder am Computer, ohne Installation und ohne Bot im Call. Eine Aufnahme läuft bis 2 Stunden am Stück; bestehende Audiodateien lassen sich bis 50 MB hochladen.
Quelle: Produktfunktion sprichmal.ch (Aufnahme bis 2 Stunden, Upload bis 50 MB), Stand 2026-10-23
- 6
SprichMal verarbeitet Aufnahmen mit Anbietern in den USA und der EU und nennt jeden davon in den AGB. Konto und Dokumente liegen in der Schweiz (Rechenzentrum Zürich), die KI-Anbieter verwenden die Inhalte nicht zum Training.
Quelle: AGB sprichmal.ch, Abschnitt 7.3
So funktioniert’s
Sprechen
Aufnehmen oder Datei hochladen — Audio, Video, auch Schweizerdeutsch. Direkt im Browser, ohne Installation.
Dokument erhalten
SprichMal liefert nicht nur ein Transkript, sondern daraus ein fertig strukturiertes Dokument — Protokoll, Bericht, Brief oder deine eigene Firmenvorlage.
Nachfragen
Mit deinen Dokumenten chatten: nachträglich Fragen stellen, Beschlüsse finden, Inhalte in ein anderes Format giessen.
Vertraulichkeit ist bei uns Architektur, kein Marketing
- Schweizer Anbieter: SprichMal wird von der matd ag in Rickenbach TG entwickelt und betrieben.
- Datenhaltung in der Schweiz (Rechenzentrum Zürich), verschlüsselt — deine Aufnahmen und Dokumente gehören dir.
- Kein Training von KI-Modellen mit deinen Inhalten.
- Alle eingesetzten KI-Dienstleister transparent in den AGB gelistet (Abschnitt Auftragsverarbeiter).
Details: Auftragsverarbeiter in den AGB
Häufige Fragen
Founding-Member-Angebot — CHF 299 einmalig statt Abo
Ihre nächste Sitzung ist der beste Test
Ein Vergleich auf Papier ersetzt keinen Test mit Ihrer eigenen Sitzung, Ihrem Dialekt und Ihren Namen. Nehmen Sie die nächste Sitzung auf und prüfen Sie, wie viel Sie am Protokoll noch ändern müssen.