Sitzungsprotokoll: Vorlage zum Kopieren — oder zum Sprechen
Diese Vorlage ist ein Beschlussprotokoll nach Schweizer Praxis: Beschlüsse, Verantwortliche und Termine stehen im Zentrum, nicht der Gesprächsverlauf. Du kannst sie direkt kopieren oder herunterladen — oder die Sitzung einfach nacherzählen und SprichMal das Protokoll strukturieren lassen.
Vorlage: Beschlussprotokoll mit Pendenzenliste
# Sitzungsprotokoll **Anlass/Gremium:** … **Datum/Zeit:** … , von … bis … Uhr **Ort:** … (vor Ort / online / hybrid) **Sitzungsleitung:** … **Protokoll:** … **Anwesend:** … **Entschuldigt:** … ## 1. Begrüssung und Traktandenliste - Traktandenliste genehmigt: ja/nein, Ergänzungen: … - Protokoll der letzten Sitzung genehmigt: ja/nein ## 2. Traktanden ### Traktandum: [Titel] **Ausgangslage (1–2 Sätze):** … **Antrag:** … **Beschluss:** … (einstimmig / mit X zu Y Stimmen / zurückgestellt) **Verantwortlich:** … **Termin:** … ### Traktandum: [Titel] **Ausgangslage:** … **Antrag:** … **Beschluss:** … **Verantwortlich:** … **Termin:** … ## 3. Pendenzenliste (fortlaufend) | Nr. | Pendenz | Verantwortlich | Termin | Status | |-----|---------|----------------|--------|--------| | 1 | … | … | … | offen | | 2 | … | … | … | in Arbeit | ## 4. Varia - … **Nächste Sitzung:** … (Datum, Zeit, Ort) --- Ort/Datum: … Unterschrift Vorsitz: ______________ Unterschrift Protokoll: ______________
Oder gar nicht erst tippen: Sprich den Inhalt — SprichMal füllt die Struktur.
Warum diese Struktur — und keine andere
Das Herzstück der Vorlage ist der Dreiklang Antrag → Beschluss → Verantwortlich/Termin pro Traktandum. Er zwingt zu dem, was ein Protokoll juristisch und praktisch leisten muss: Man kann Monate später nachweisen, was entschieden wurde — und im Alltag nachschlagen, wer dran ist. Der Diskussionsverlauf fehlt bewusst: Er kostet beim Schreiben am meisten Zeit und wird am seltensten wieder gelesen. Wo eine Debatte festgehalten werden muss (etwa bei abgelehnten Anträgen mit Haftungsrelevanz), genügt die Zeile "Ausgangslage" mit ein bis zwei Sätzen.
Die fortlaufende Pendenzenliste ist der Teil, den die meisten Vorlagen weglassen — und der Grund, warum Sitzungen sich wiederholen. Sie wandert von Protokoll zu Protokoll und wird pro Sitzung nur aktualisiert. Wer sie konsequent führt, braucht kein separates Aufgaben-Tool für das Gremium.
Die Unterschriftszeilen am Ende sind für Gremien gedacht, bei denen das Gesetz oder die Statuten Unterschriften verlangen — beim Verwaltungsrat einer AG ist das ausdrücklich der Fall. Für Team-Sitzungen kannst du sie ersatzlos streichen.
Vom gesprochenen Satz zum fertigen Protokoll
Der klassische Weg: mitschreiben während der Sitzung, abends ins Reine tippen. Der schnellere Weg dreht die Reihenfolge um — erst die Sitzung, dann zwei Minuten sprechen: "Sitzung Marketingausschuss vom Dienstag, dabei waren Anna, Beat und ich. Wir haben das Q4-Budget mit 8'000 Franken genehmigt, Beat klärt die Druckerei-Offerte bis Ende Monat ab, das Thema Website-Relaunch haben wir auf November verschoben." SprichMal macht daraus die ausgefüllte Struktur oben — inklusive Pendenzenliste. Mundart ist dabei kein Hindernis: gesprochen Schweizerdeutsch, geschrieben Hochdeutsch.
Wer die ganze Sitzung aufzeichnet, lädt stattdessen die Aufnahme hoch. Für die meisten Gremien ist die Nacherzählung aber der bessere Weg: kürzer, ohne Einverständnis-Fragen im Raum, und das Wesentliche ist bereits vorsortiert.
5 Fakten, die nur für Protokollführende in KMU, Vereinen und Verwaltungsräten gelten
- 1
Der Verwaltungsrat einer Schweizer AG ist gesetzlich verpflichtet, über seine Verhandlungen und Beschlüsse ein Protokoll zu führen — es wird vom Vorsitzenden und von der protokollführenden Person unterzeichnet (Art. 713 Abs. 3 OR).
- 2
Auch die Generalversammlung einer AG braucht ein Protokoll: Der Verwaltungsrat muss darin unter anderem die Beschlüsse und die Wahlergebnisse festhalten (Art. 702 OR).
Quelle: Art. 702 OR (SR 220), Fedlex
- 3
Ein Beschlussprotokoll hält nur Anträge, Entscheide und Zuständigkeiten fest, ein Verlaufsprotokoll zusätzlich den Diskussionsgang — für Sitzungen in KMU und Vereinen genügt in der Regel das Beschlussprotokoll, und nur dieses lässt sich in Minuten führen.
Quelle: Definitorische Abgrenzung (Standardpraxis Protokollführung; keine Rechtsnorm)
- 4
Das Protokoll ist das meistgenutzte Dokumentformat in SprichMal — vor Action-Items, E-Mails und Briefen.
Quelle: Interne Produktdaten sprichmal.ch, Stand 2026-07
- 5
Eine gesprochene Sitzungs-Nacherzählung von rund 30 Minuten verdichtet SprichMal auf ein strukturiertes Protokoll von typischerweise einer guten halben Textseite — inklusive Beschlüssen und Pendenzen.
Quelle: Interne Produktdaten sprichmal.ch, Stand 2026-07
So funktioniert’s
Sprechen
Aufnehmen oder Datei hochladen — Audio, Video, auch Schweizerdeutsch. Direkt im Browser, ohne Installation.
Dokument erhalten
SprichMal liefert kein Rohtranskript, sondern ein fertig strukturiertes Dokument — Protokoll, Bericht, Brief oder deine eigene Firmenvorlage.
Nachfragen
Mit deinen Dokumenten chatten: nachträglich Fragen stellen, Beschlüsse finden, Inhalte in ein anderes Format giessen.
Rechtlicher Rahmen — kurz und belegt
Für einfache Gesellschaften, GmbH-Gesellschafterbeschlüsse und Vereinsvorstände gelten teils eigene Protokollregeln — die Pflicht aus Art. 713 Abs. 3 OR betrifft den Verwaltungsrat der AG.
Hinweis: Das ist eine redaktionelle Übersicht, keine Rechtsberatung.
Vertraulichkeit ist bei uns Architektur, kein Marketing
- Schweizer Anbieter: SprichMal wird von der matd ag in Rickenbach SG entwickelt und betrieben.
- Datenhaltung in der EU (Frankfurt), verschlüsselt — deine Aufnahmen und Dokumente gehören dir.
- Kein Training von KI-Modellen mit deinen Inhalten.
- Alle eingesetzten KI-Dienstleister transparent in den AGB gelistet (Abschnitt Auftragsverarbeiter).
Details: Auftragsverarbeiter in den AGB
Häufige Fragen
Founding-Member-Angebot — CHF 299 einmalig statt Abo
Aus 30 Minuten Sitzung wird 1 Protokoll — ohne Abtippen
Das Protokoll ist die Arbeit, die nach der Arbeit kommt. Sprich die Sitzung einfach nach — Beschlüsse, Pendenzen, Termine stehen strukturiert im Dokument, bevor der Kaffee kalt ist.