Protokoll zum Mitarbeitergespräch: Vorlage und Ablauf
Nach dem Gespräch zwei Minuten nacherzählen, Protokoll erhalten: mit Zielen, Vereinbarungen und den Bemerkungen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters. Die Vorlage unten können Sie auch kopieren oder als Datei laden.
Nach dem Gespräch zwei Minuten zusammenfassen oder das Gespräch mit Einwilligung aufnehmen. Sie erhalten das Protokoll mit Zielen und Vereinbarungen.
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Marcel Kuhn, matd ag · info@matd.ch
Aus dem Jahresgespräch wird das Protokoll
Beispiel, Namen erfunden«Für die Weiterbildung bräuchte ich einen halben Tag pro Woche. – Das ist machbar. Vereinbarung: Lea arbeitet ab dem fünften Januar zweitausendsiebenundzwanzig jeden Freitagnachmittag an der Weiterbildung, die Firma übernimmt die Kurskosten. Weitere Vereinbarung: Wir führen am fünfzehnten April zweitausendsiebenundzwanzig ein Zwischengespräch durch.»
5. Vereinbarungen mit Termin
- Weiterbildung: Lea arbeitet ab 5. Januar 2027 jeden Freitagnachmittag an der Weiterbildung. Wer: Lea Muster.
- Kurskosten: Übernahme durch die Firma. Wer: Geschäftsleitung.
- Zwischengespräch: Durchführung am 15. April 2027. Wer: Lea Muster und Marco Brunner.
Auszug gekürzt. Das Gespräch wurde auf Hochdeutsch vorgelesen und mit Einwilligung in sprichmal aufgenommen, mit der eigenen Vorlage «Mitarbeitergespräch».
Vorlage: Protokoll Mitarbeitergespräch
# Protokoll Mitarbeitergespräch **Mitarbeiterin / Mitarbeiter:** … **Funktion:** … **Vorgesetzte / Vorgesetzter:** … **Datum:** … **Gesprächsart:** Jahresgespräch / Standortgespräch / Probezeitgespräch ## 1. Rückblick auf die Ziele | Ziel | erreicht / teilweise / nicht | Begründung | |------|------------------------------|------------| | … | … | … | ## 2. Leistung und Zusammenarbeit **Stärken:** … **Entwicklungsfelder:** … ## 3. Sicht der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters - … ## 4. Ziele für die nächste Periode | Ziel | woran messbar | bis wann | |------|---------------|----------| | … | … | … | ## 5. Entwicklung und Weiterbildung - … ## 6. Vereinbarungen | Was | Wer | Bis wann | |-----|-----|----------| | … | … | … | ## 7. Bemerkungen der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters … ## 8. Kenntnisnahme Kenntnisnahme bedeutet nicht Zustimmung. Ort/Datum: … Unterschrift Mitarbeiterin / Mitarbeiter: ______________ Unterschrift Vorgesetzte / Vorgesetzter: ______________
Oder gar nicht erst tippen: Sprich den Inhalt — SprichMal füllt die Struktur.
Aufnehmen nur mit Einwilligung
Ein Mitarbeitergespräch ist ein nicht öffentliches Gespräch. Wer es ohne Einwilligung des Gegenübers aufnimmt, macht sich nach Art. 179ter StGB strafbar, auch als Chefin oder Chef und auch dann, wenn die Aufnahme nur fürs Protokoll gedacht ist. Die Ausnahme für aufgezeichnete Telefongespräche im Geschäftsverkehr deckt Bestellungen und Reservationen, nicht Personalgespräche.
Fragen Sie deshalb zu Beginn, bevor Sie etwas starten, und halten Sie die Antwort im Protokoll fest. Eine Einwilligung unter Druck ist wenig wert: Wer Angst hat, dass ein Nein schlecht ankommt, sagt Ja und spricht danach vorsichtiger. Für das Gespräch selbst ist das schlecht.
Darum empfehlen wir einen anderen Weg. Führen Sie das Gespräch ohne Aufnahme, mit ein paar Stichworten auf Papier. Direkt danach erzählen Sie es in zwei Minuten nach. Wer trotzdem aufnehmen möchte: SprichMal erinnert vor der ersten Aufnahme auf jedem Gerät daran, alle Anwesenden zu fragen.
Was ins Personaldossier gehört und wer es sehen darf
Ins Protokoll gehört, was die Arbeit betrifft: Ziele, Leistung, Zusammenarbeit, Weiterbildung, Vereinbarungen. Das verlangt Art. 328b OR, der die Datenbearbeitung im Arbeitsverhältnis auf das beschränkt, was für die Eignung und die Durchführung des Arbeitsvertrags nötig ist. Gesundheit, Familie oder Privates erwähnen Sie nur, wenn die Mitarbeiterin es selbst anspricht und es für die Arbeit eine Rolle spielt, etwa bei einer vereinbarten Pensenreduktion.
Die Mitarbeiterin hat ein Auskunftsrecht nach Art. 25 DSG und kann eine Kopie verlangen. Schreiben Sie das Protokoll deshalb sachlich, mit Beobachtungen statt Urteilen: «Drei Kundenreklamationen im zweiten Quartal» statt «unzuverlässig». Das hilft auch Ihnen, falls das Protokoll später in einem Konflikt gelesen wird.
Vom Gespräch zur Ablage im Personaldossier
Das Jahresgespräch endet nicht mit dem Händedruck. Gute Führungskräfte setzen sich danach zehn Minuten hin, solange der Tonfall noch präsent ist: Was hat die Mitarbeiterin zur eigenen Leistung gesagt, wo war sie anderer Meinung, welche Weiterbildung wurde zugesagt und wer zahlt sie? Genau diese Punkte gehen in der Erinnerung zuerst verloren, und genau sie führen ein Jahr später zu «Das haben Sie mir aber versprochen».
Erzählen Sie das Gespräch deshalb noch im Sitzungszimmer nach, zum Beispiel: «Jahresgespräch Lea Muster. Ablage erreicht, Kundenumfrage teilweise. Wünscht Kurs Lohnadministration, Firma zahlt, erstes Quartal. Ab Juni Stellvertretung Buchhaltung. Arbeitslast Dezember zu hoch, Gespräch im Januar.» SprichMal ordnet das in die Abschnitte Rückblick, Ziele, Weiterbildung und Vereinbarungen.
Bevor das Protokoll ins Personaldossier geht, bekommt es die Mitarbeiterin zur Durchsicht. Ihre Bemerkungen übernehmen Sie unverändert in Abschnitt 7, auch wenn Sie sie anders sehen. Bei Probezeitgesprächen lohnt sich ein Termin für das nächste Gespräch direkt im Protokoll. Zusagen mit Kostenfolge, etwa eine Weiterbildung, tragen Sie mit Betrag oder Kostenträger ein. Wie Vereinbarungen mit Termin nachverfolgt werden, zeigt die Pendenzenliste der Vorlage zum Sitzungsprotokoll.
6 Fakten, die nur für Inhaberinnen, Inhaber und Führungskräfte in KMU, Personalverantwortliche kleiner Firmen, Treuhänder mit Personaladministration gelten
- 1
Wer als Teilnehmer ein nicht öffentliches Gespräch ohne Einwilligung der anderen Beteiligten auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich strafbar. Die Tat wird auf Antrag verfolgt, mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe (Art. 179ter StGB).
- 2
Die Ausnahme in Art. 179quinquies StGB hilft beim Mitarbeitergespräch nicht: Sie erfasst nur Fernmeldegespräche im Geschäftsverkehr, die Bestellungen, Aufträge, Reservationen und ähnliche Geschäftsvorfälle zum Inhalt haben, und ist eng auszulegen.
Quelle: Art. 179quinquies StGB; KGer SG ST.2017.40 vom 28.06.2018
- 3
Der Arbeitgeber darf Daten über Mitarbeitende nur bearbeiten, soweit sie deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Ins Gesprächsprotokoll gehört deshalb, was die Arbeit betrifft, nicht das Privatleben.
Quelle: Art. 328b OR (SR 220), Fedlex
- 4
Mitarbeitende können Auskunft verlangen, ob und welche Personendaten über sie bearbeitet werden, und erhalten dabei die bearbeiteten Daten als solche. Das Protokoll im Personaldossier sollte deshalb so geschrieben sein, dass Sie es der betroffenen Person ohne Bedenken zeigen können.
Quelle: Art. 25 DSG (SR 235.1), Fedlex
- 5
SprichMal fragt vor der ersten Aufnahme auf jedem Gerät nach: «Bitte kurz fragen, ob alle mit der Aufnahme einverstanden sind.» Erst nach der Bestätigung startet die Aufnahme.
Quelle: Produktfunktion sprichmal.ch (Einwilligungshinweis vor der ersten Aufnahme), Stand 2026-10-23
- 6
Im Gratis-Plan wird die Tonaufnahme nach der Verarbeitung gelöscht; es bleiben Transkript und Protokoll.
Quelle: AGB sprichmal.ch, Abschnitt 7.3
So funktioniert’s
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Rechtlicher Rahmen — kurz und belegt
Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. Eine feste Aufbewahrungsfrist für Gesprächsprotokolle nennt das Gesetz nicht. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Hinweis: Das ist eine redaktionelle Übersicht, keine Rechtsberatung.
Vertraulichkeit ist bei uns Architektur, kein Marketing
- Schweizer Anbieter: SprichMal wird von der matd ag in Rickenbach TG entwickelt und betrieben.
- Datenhaltung in der Schweiz (Rechenzentrum Zürich), verschlüsselt — deine Aufnahmen und Dokumente gehören dir.
- Kein Training von KI-Modellen mit deinen Inhalten.
- Alle eingesetzten KI-Dienstleister transparent in den AGB gelistet (Abschnitt Auftragsverarbeiter).
Details: Auftragsverarbeiter in den AGB
Häufige Fragen
Founding-Member-Angebot — CHF 299 einmalig statt Abo
Das Protokoll am selben Tag, nicht drei Wochen später
Jahresgespräche häufen sich im November und Dezember, die Protokolle bleiben liegen. Erzählen Sie das nächste Gespräch danach in zwei Minuten nach und prüfen Sie, wie nah das Ergebnis an Ihrem Protokoll ist.