SprichMal für Treuhänderinnen und Treuhänder
Im Treuhand lebt jedes Mandat von Gesprächen — Abschlussbesprechung, Steuerplanung, Lohnfragen, Nachfolge. Dokumentiert wird davon oft nur das Nötigste, weil zwischen Februar und April schlicht die Zeit fehlt. SprichMal macht aus dem gesprochenen Nachgang zum Kundentermin die fertige Aktennotiz — gerade dann, wenn die Saison keine Schreibzeit lässt.
Das Treuhand-Paradox: alles dokumentiert — ausser die Gespräche
Kein Berufsstand dokumentiert gewissenhafter als das Treuhand: Jeder Beleg hat seine Buchung, jede Buchung ihr Konto, jedes Konto seinen Abschluss. Nur die Ebene darüber — warum wurde so entschieden, was hat die Kundin dazu gesagt, welche Variante wurde verworfen — lebt erstaunlich oft nur im Kopf der Mandatsleiterin. Das rächt sich an drei Stellen: bei der Revision, wenn Begründungen fehlen; bei Stellvertretung und Mitarbeiterwechsel, wenn Mandatswissen mitgeht; und im Kundenkonflikt, wenn Aussage gegen Aussage steht.
Die Lösung ist keine neue Software-Kategorie, sondern eine alte Tugend mit neuem Werkzeug: die Aktennotiz — nur eben gesprochen statt getippt. Nach dem Telefon zur Frage, ob die Fahrzeugreparatur aktiviert oder als Aufwand gebucht wird, dauert das Diktat dreissig Sekunden: "Telefon mit Frau Keller, Garage Keller AG, heute 10 Uhr. Reparatur Lieferwagen 8'400 Franken: als Unterhalt gebucht, keine Aktivierung, da kein Mehrwert über Zustand vor Schaden. Frau Keller einverstanden. Beleg kommt per Mail." SprichMal macht daraus die formatierte Notiz im Mandats-Dossier.
Gerade in der Saison — nicht trotz ihr
Der übliche Einwand gegen mehr Dokumentation lautet: keine Zeit, schon gar nicht im Frühjahr. Er ist berechtigt — gegen getippte Dokumentation. Das Diktat dreht die Rechnung um: Es ist in der Saison am wertvollsten, weil dann am meisten entschieden wird und am wenigsten Schreibzeit existiert. Zwei Minuten Sprechen nach jeder Abschlussbesprechung ersetzen die Viertelstunde Nacharbeit, die sonst auf "nach dem April" verschoben wird — und im April sind vierzig Besprechungen zusammengekommen.
Dazu kommt der Mundart-Faktor, der im Treuhand stärker wiegt als fast überall: Die Kundengespräche laufen schweizerdeutsch, die Akte muss hochdeutsch sein. Diese Übersetzung hat bisher der Kopf der Treuhänderin geleistet — jetzt übernimmt sie das Werkzeug. Und weil ein Treuhandbüro Dutzende Mandate parallel führt, zahlt sich die Struktur doppelt aus: pro Mandat eine Kategorie, und der Dokumenten-Chat beantwortet Fragen über Jahre hinweg — schneller als jede Ordner-Suche.
5 Fakten, die nur für Treuhand-Fachleute und Treuhandbüros in der Schweiz gelten
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Treuhänderinnen arbeiten im Auftrag von Firmen, die selbst gesetzlich buchführungspflichtig sind (Art. 957 OR) — die Dokumentationsdisziplin des Treuhandbüros ist damit Teil der Rechtskonformität seiner Kundschaft.
Quelle: Art. 957 OR (SR 220), Fedlex
- 2
Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsberichte sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR) — eine Aktennotiz zu einem Buchungsentscheid muss also noch ein Jahrzehnt später auffindbar und lesbar sein.
Quelle: Art. 958f OR (SR 220), Fedlex
- 3
Warum eine Position so verbucht wurde, entscheidet sich oft im Kundengespräch — und genau dieses "Warum" fehlt später bei Revision oder Steuerprüfung, wenn nur die Buchung selbst dokumentiert ist.
Quelle: Revisions- und Prüfungspraxis (redaktionelle Einordnung)
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Die Treuhand-Arbeit ist extrem saisonal: In der Abschluss-Saison von Januar bis April drängen sich Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und Generalversammlungen — Dokumentation ist dann das Erste, was liegen bleibt.
Quelle: Branchenkalender Treuhand (Fristenlage Abschluss/Steuern; redaktionelle Einordnung)
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Kundengespräche im Treuhand laufen in der Deutschschweiz überwiegend auf Mundart — SprichMal transkribiert Schweizerdeutsch direkt, die Aktennotiz kommt trotzdem auf Hochdeutsch und damit revisionstauglich heraus.
Quelle: Produktfunktion sprichmal.ch (Mundart-Transkription)
So funktioniert’s — für Treuhand-Fachleute und Treuhandbüros in der Schweiz
Sprechen
Aufnehmen oder Datei hochladen — Audio, Video, auch Schweizerdeutsch. Direkt im Browser, ohne Installation.
Dokument erhalten
SprichMal liefert kein Rohtranskript, sondern ein fertig strukturiertes Dokument — Protokoll, Bericht, Brief oder deine eigene Firmenvorlage.
Nachfragen
Mit deinen Dokumenten chatten: nachträglich Fragen stellen, Beschlüsse finden, Inhalte in ein anderes Format giessen.
Rechtlicher Rahmen — kurz und belegt
Treuhänder als solche nennt Art. 321 StGB nicht — wer aber als nach Obligationenrecht zur Verschwiegenheit verpflichteter Revisor amtet, fällt unter das strafbewehrte Berufsgeheimnis; daneben gelten Auftragsrecht, Datenschutzgesetz und die Geheimhaltungspflicht der Revisionsstelle (Art. 730b Abs. 2 OR).
Hinweis: Das ist eine redaktionelle Übersicht, keine Rechtsberatung.
Vertraulichkeit ist bei uns Architektur, kein Marketing
- Schweizer Anbieter: SprichMal wird von der matd ag in Rickenbach SG entwickelt und betrieben.
- Datenhaltung in der EU (Frankfurt), verschlüsselt — deine Aufnahmen und Dokumente gehören dir.
- Kein Training von KI-Modellen mit deinen Inhalten.
- Alle eingesetzten KI-Dienstleister transparent in den AGB gelistet (Abschnitt Auftragsverarbeiter).
Details: Auftragsverarbeiter in den AGB
Häufige Fragen
Founding-Member-Angebot — CHF 299 einmalig statt Abo
Warum haben wir das damals so verbucht? — Die Antwort steht in deinen Notizen
In der Saison entscheidest du täglich Dutzende Male mit Kunden am Telefon — und im Herbst bei der Revision fehlt das Warum. Diktier den Entscheid direkt nach dem Gespräch: zwei Minuten, revisionsfest abgelegt.