Bauprotokoll: Vorlage für die Bausitzung, zum Kopieren oder Aufnehmen

Warum jede Pendenz einen Namen und ein Datum braucht

Eine Bausitzung erzeugt in einer Stunde ein Dutzend Aufgaben, verteilt auf fünf oder sechs Firmen. Was im Protokoll als «Sanitär klärt Steigzonen» steht, wird nicht erledigt, weil niemand weiss, wer bei der Sanitärfirma gemeint ist und bis wann. Dieselbe Pendenz mit Namen und Termin, «Huber AG, Herr Huber, bestätigt Steigzonen bis Freitag, 14. November», ist an der nächsten Sitzung entweder erledigt oder ein sichtbarer Verzug.

Darum hat die Vorlage zwei Listen. Abschnitt 2 holt die offenen Pendenzen der letzten Sitzung zurück auf den Tisch. Abschnitt 7 sammelt die neuen. Dazwischen stehen die Traktanden je Gewerk, getrennt in Feststellung, Weisung und Entscheid. Das klingt nach Formalismus, zahlt sich aber aus, sobald ein Nachtrag gestellt wird: Dann zählt, ob die Bauleitung etwas festgestellt, angeordnet oder nur diskutiert hat. Für die fortlaufende Beweissicherung über die ganze Bauzeit ist das Bautagebuch da, für Rügefristen und die SIA-Norm 118 die Seite SprichMal für Bauleitung.

Einwände gegen das Protokoll: rasch und schriftlich

Das Protokoll der letzten Sitzung steht als erstes Traktandum auf der nächsten. Wer dort nichts einwendet, hat es in der Praxis genehmigt. Juristisch ist die Lage in der Schweiz weniger eindeutig, als oft behauptet wird. Das Bundesgericht hat entschieden, dass ein unwidersprochenes Bestätigungsschreiben im kaufmännischen Verkehr binden kann, weil Schweigen dort Vertrauen schafft, aber nicht, wenn es stark vom Besprochenen abweicht. Ob ein Bauprotokoll im Einzelfall so wirkt, ist nicht allgemein entschieden. Urteile aus Deutschland zum Baubesprechungsprotokoll gelten hier nicht.

Für die Praxis folgt daraus dasselbe wie für jedes heikle Dokument: Wer mit dem Protokoll nicht einverstanden ist, widerspricht schriftlich und sofort, nicht erst an der nächsten Sitzung. Wer das Protokoll verschickt, setzt am Ende eine Frist für Einwände. Und wer protokolliert, schreibt Weisungen und Entscheide so, wie sie gefallen sind, nicht so, wie sie hätten fallen sollen.

Von der Baubaracke an den Verteiler

Die meisten Bausitzungen finden in der Baubaracke oder im Rohbau statt, mit Lärm von nebenan und sechs Firmen am Tisch. Legen Sie das Handy in die Mitte, sobald alle Unternehmer eingewilligt haben, und lassen Sie die Aufnahme bis zum Traktandum «Nächste Sitzung» laufen. Wer die Sitzung lieber nicht aufnimmt, spricht beim Verlassen der Baustelle die Stichworte je Gewerk ein: «Bausitzung 7, Schulhaus Lindenhof. Elektro Meier zieht ab Montag. Sanitär Huber fehlt, Steigzonen bis Freitag. Fassade gilt Index C. Riss Brüstung Treppenhaus, Baumeister prüft.»

Drei Dinge lohnen sich vor dem Versand zu prüfen, weil sie später Geld kosten können: Steht jeder Unternehmer mit Firmenname im Verteiler? Trägt jede Pendenz die Nummer der Sitzung, etwa 7.1 bis 7.4, damit sie im nächsten Protokoll auffindbar ist? Ist der gültige Planindex genannt, damit niemand nach Index B weiterbaut? Danach geht die Zusammenfassung mit den Pendenzen per Link an Bauherrschaft, Fachplaner und Unternehmer; sie öffnen ihn ohne Anmeldung. Das ganze Bauprotokoll mit Einwandfrist am Schluss kopieren Sie mit einem Klick in Ihre Mail oder Ihr Word-Dokument.

Mit der Bauprotokoll-Vorlage als eigener Vorlage im Konto sieht jede Sitzung des Projekts gleich aus, von Sitzung 1 bis zur Abnahme.