Wenn das Diktiertool zum rechtlichen Risiko wird
Im Februar 2025 nahm ein Kalifornier namens Justin Brewer an einem Sales Call teil. Der andere Gesprächsteilnehmer hatte Otter.ai im Hintergrund laufen — ohne Brewer zu informieren. Das Tool zeichnete auf, transkribierte das Gespräch und nutzte die Daten standardmässig für das Training seiner KI-Modelle. Brewer gab keine Einwilligung, war nie Otter-Kunde und erfuhr erst später, dass seine Stimme verarbeitet worden war. Im August 2025 reichte er Klage ein; die Vorwürfe umfassen Verstösse gegen den Electronic Communications Privacy Act, den Computer Fraud and Abuse Act und Kaliforniens Two-Party-Consent-Gesetz — mit bis zu 5000 Dollar Schadensersatz pro Verletzung. Die Sammelklage läuft Stand September 2026 noch.
Für Schweizer Anwältinnen und Anwälte ist dieser Fall mehr als eine US-Rechtskuriosität: Er zeigt, wie schnell ein vermeintlich praktisches Tool das Anwaltsgeheimnis gefährden kann — und wie Marketing-Claims wie "KI-gestützt" oder "Cloud-gehostet" die eigentlichen Risiken verschleiern.
Das Anwaltsgeheimnis macht keine Ausnahmen für Cloud-Dienste
Das Schweizer Anwaltsgeheimnis ist hart verankert: Art. 13 BGFA verpflichtet Anwältinnen und Anwälte zeitlich und sachlich unbegrenzt zur Verschwiegenheit über alles, was ihnen in ihrer Berufsausübung anvertraut wurde; Art. 321 StGB stellt die Verletzung unter Strafe — bis zu drei Jahre Freiheitsstrafe.
Entscheidend: Die Schweigepflicht gilt nicht nur für den Anwalt persönlich, sondern für die gesamte Kanzlei und sämtliche Hilfspersonen — Sekretariat, IT-Dienstleister, Cloud-Anbieter, Aktenvernichter. Wer ein Voice-to-Text-Tool einsetzt, das Mandantengespräche auf Server in den USA hochlädt, lagert die Schweigepflicht an einen Dritten aus, der sie vertraglich übernehmen muss. Fehlt diese Verpflichtung oder ist sie juristisch nicht durchsetzbar, verletzt die Kanzlei bereits durch die Nutzung Art. 321 StGB.
Was das nDSG zusätzlich verlangt
Neben dem Anwaltsgeheimnis greifen die Pflichten aus dem revidierten Datenschutzgesetz (nDSG): Die Kanzlei muss Mandanten transparent über die Datenverarbeitung informieren — inklusive Subprozessoren, Cloud-Standorten, Aufbewahrungsfristen. Ein "Wir nutzen ein Diktiertool" genügt nicht; Mandanten haben Anspruch auf die Namen der Anbieter, den Serverstandort und die Zwecke der Verarbeitung.
Bei besonders schützenswerten Daten — etwa Gesundheitsdaten, strafrechtlichen Vorwürfen oder Informationen über politische Meinungen — ist ein Verzeichnis nach Art. 12 nDSG Pflicht. Und im Fall einer Datenpanne (etwa ein Server-Hack beim Cloud-Anbieter) muss die Kanzlei sowohl den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten als auch die kantonale Anwaltskammer informieren.
Cloud-Hosting von Mandantsdossiers: die 8-Punkte-Checkliste
Kantonale Anwaltskammern (etwa Zürich, Genf, Bern) tolerieren cloud-gehostete Praxisinformatik, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Rechenzentrumsstandort in der Schweiz oder EU/EWR — kein Zugriff aus Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss.
- Subprozessor-Transparenz mit Vetorecht der Kanzlei — die Kanzlei muss wissen, wer ihre Daten anfasst, und Änderungen ablehnen können.
- Verschlüsselung im Ruhezustand — Daten auf der Festplatte verschlüsselt, nicht nur während der Übertragung.
- Sichere Authentifizierung mit Phishing-resistenter MFA — SMS-Codes genügen nicht mehr.
- Rollenbasierter Zugriff mit Need-to-know pro Mandat — nicht jeder Mitarbeitende sieht jedes Dossier.
- Lückenlose Audit-Logs — wer hat wann auf welche Daten zugegriffen?
- Vertragliche Verpflichtung auf das Anwaltsgeheimnis mit Rechtsfolgen bei Verletzung — eine allgemeine "Datenschutzerklärung" reicht nicht.
- Vorgängige Mandanteninformation — der Mandant muss vor der ersten Verarbeitung informiert sein, nicht erst im Nachhinein.
Diese Checkliste ist nicht optional. Sie ist die Mindestanforderung, damit eine Kanzlei überhaupt ein Cloud-Tool einsetzen darf, ohne das Berufsgeheimnis zu verletzen.
Marketing-Claims entlarven: was "DSGVO-konform" wirklich bedeutet
Viele Anbieter werben mit "DSGVO-konform" oder "Cloud-gehostet" — doch beide Begriffe sagen wenig über die tatsächliche Rechtslage aus.
- "DSGVO-konform" ist eine Implementierungsfrage, keine Produkt-Eigenschaft. Ein Tool kann technisch DSGVO-tauglich sein, aber wenn die Kanzlei es falsch konfiguriert (etwa ohne Mandanteninformation oder ohne vertragliche AVV), ist die Nutzung trotzdem rechtswidrig.
- "Cloud-gehostet" sagt nichts über den Server-Standort. Ein Anbieter kann sein Rechenzentrum in den USA betreiben, über Subprozessoren in Asien abrechnen und trotzdem "Cloud-gehostet" schreiben. Die Kanzlei muss aktiv nachfragen: Wo stehen die Server? Wer sind die Subprozessoren? Gibt es ein Vetorecht?
- "SOC 2" ist ein IT-Sicherheits-Audit, keine Datenschutz-Garantie. SOC 2 prüft, ob ein Anbieter seine eigenen Sicherheitsversprechen einhält — nicht, ob diese Versprechen dem Schweizer Anwaltsgeheimnis genügen.
- "Sichtbarer Bot" (etwa ein Otter-Symbol im Meeting) ist kein Ersatz für eine aktive Einwilligung. Otter zeichnet standardmässig auf, ohne Meeting-Teilnehmende um Erlaubnis zu fragen, und nutzt die Daten für KI-Training — es sei denn, der Nutzer findet die Opt-out-Einstellung.
Checkliste für die Tool-Wahl: worauf es wirklich ankommt
Wenn eine Kanzlei ein Voice-to-Text-Tool evaluiert, sollte sie systematisch prüfen:
- Server-Standort: Schweiz, EU oder EWR? Gibt es eine schriftliche Bestätigung?
- Verschlüsselung: At rest und in transit? Wer hält die Schlüssel?
- Audit-Logs: Kann die Kanzlei nachvollziehen, wer wann auf welche Datei zugegriffen hat?
- Subprozessor-Transparenz: Sind alle Dienstleister im AV-Vertrag aufgeführt? Gibt es ein Vetorecht?
- Vertragliche Verpflichtung auf das Anwaltsgeheimnis: Ist der Anbieter vertraglich an Art. 321 StGB gebunden? Gibt es Rechtsfolgen bei Verstoss?
- Kein KI-Training auf Mandantendaten: Werden Transkripte für Modell-Verbesserung genutzt? Ist das standardmässig ausgeschaltet oder muss die Kanzlei ein Opt-out finden?
- Löschkonzept: Wie lange werden Daten aufbewahrt? Kann die Kanzlei Daten aktiv löschen, oder landen sie in Backups?
- Mandanteninformation: Stellt der Anbieter eine Vorlage bereit, die die Kanzlei an Mandanten weitergeben kann?
Nur wenn alle Punkte erfüllt sind, ist das Tool für den Einsatz in einer Schweizer Anwaltskanzlei überhaupt in Betracht zu ziehen.
Beispiel: sprichmal als EU-gehostete Alternative
Sprichmal hostet Dokumente und Transkripte verschlüsselt in Frankfurt (AWS, EU) und verarbeitet sie in Übereinstimmung mit der DSGVO und dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz. Hochgeladene Musterdokumente werden nur im Arbeitsspeicher analysiert und nie gespeichert — nur die anonymisierte Struktur bleibt. Der Anbieter trainiert nie auf Nutzerworten, und die Kanzlei kann Dokumente per Link mit Ablaufdatum teilen.
Sprichmal funktioniert auch mit Schweizerdeutsch und wird von der matd ag in Rickenbach TG entwickelt und betrieben. Die Preise: Pro Monthly kostet CHF 14 pro Monat, Pro Yearly CHF 99 pro Jahr (41 Prozent Ersparnis), die Founder Licence CHF 299 einmalig mit fünf Jahren garantiertem Zugang.
Sprichmal ist kein Enterprise-Tool für Grosskanzleien mit hunderten Mandaten; es richtet sich an kleine und mittlere Kanzleien, die eine EU-gehostete, DSGVO-konforme Lösung ohne KI-Training auf ihren Daten suchen — und bereit sind, auf Features wie Live-Meeting-Transkription oder tiefe Drittanbieter-Integrationen zu verzichten.
Fazit: Effizienz darf das Anwaltsgeheimnis nicht aushöhlen
Voice-to-Text-Tools können die Dokumentation in Anwaltskanzleien erheblich beschleunigen. Doch die Rechtslage ist klar: Das Anwaltsgeheimnis nach Art. 13 BGFA und Art. 321 StGB gilt auch für Cloud-Dienste, und die nDSG-Pflichten zur Transparenz, zum Verzeichnis und zur Datenpannen-Meldung greifen unabhängig davon, wie praktisch ein Tool ist.
US-Anbieter wie Otter.ai bieten oft den grössten Funktionsumfang — aber sie bringen rechtliche Risiken mit, die durch Marketing-Claims wie "DSGVO-konform" oder "SOC 2" verschleiert werden. EU-gehostete Alternativen wie sprichmal erfüllen die Anforderungen der 8-Punkte-Checkliste und sind für KMU-Kanzleien oft die sicherere Wahl.
Die Checkliste ist einfach: Server-Standort Schweiz/EU/EWR, Verschlüsselung, Audit-Logs, Subprozessor-Transparenz, vertragliche Verpflichtung auf das Anwaltsgeheimnis, kein KI-Training, Löschkonzept, Mandanteninformation. Wer diese Punkte systematisch prüft, kann ein Tool wählen, das Effizienz und Datenschutz verbindet — ohne das Berufsgeheimnis zu gefährden.
Unsere Einschätzung
Offenlegung: Dieser Abschnitt ist eine redaktionelle Einschätzung von sprichmal.ch — eine Meinung, die die oben belegten Fakten einordnet, aber keine neuen Fakten oder Zahlen einführt. sprichmal.ch ist selbst Anbieter in diesem Markt; wir vergleichen offen und fair, statt Wettbewerber schlechtzureden.
Aus unserer Sicht ist die Versuchung gross, bei der Tool-Wahl zuerst auf Features zu schauen — Live-Transkription, Meeting-Bots, KI-Zusammenfassungen — und die rechtlichen Risiken als nachgelagert zu behandeln. Doch für Anwältinnen und Anwälte ist das die falsche Reihenfolge. Das Anwaltsgeheimnis nach Art. 321 StGB ist eine strafrechtliche Pflicht, keine Abwägungsfrage. Wer ein Tool einsetzt, das diese Pflicht nicht vertraglich übernimmt, verletzt bereits durch die Nutzung das Berufsgeheimnis — selbst wenn nie eine Datenpanne passiert.
Wir halten die 8-Punkte-Checkliste der kantonalen Anwaltskammern für den richtigen Massstab: Rechenzentrum Schweiz/EU/EWR, Subprozessor-Transparenz, Verschlüsselung, Audit-Logs, vertragliche Verpflichtung, Mandanteninformation. Diese Anforderungen sind nicht übertrieben; sie sind die Mindestbedingung, damit eine Kanzlei überhaupt ein Cloud-Tool einsetzen darf.
US-Anbieter wie Otter.ai bieten oft den grössten Funktionsumfang und die ausgefeilteste KI — aber sie bringen rechtliche Risiken mit, die für Schweizer Kanzleien schwer zu kontrollieren sind. Der CLOUD Act gibt US-Behörden Zugriff auf Daten, die von US-Firmen verarbeitet werden, auch wenn sie auf Servern in der EU liegen. Und die Class Action gegen Otter zeigt, dass selbst "sichtbare" Meeting-Bots keine Garantie für rechtskonforme Einwilligung sind.
Unsere Empfehlung für kleine und mittlere Kanzleien: EU-gehostete Anbieter wie sprichmal erfüllen die Checkliste, verzichten auf KI-Training und halten die Daten in Frankfurt. Sprichmal ist kein Ersatz für eine vollwertige Praxissoftware, aber für Diktat, Protokoll und Briefentwurf eine sichere, DSGVO-konforme Alternative — ohne die rechtlichen Fallstricke eines US-Tools.
Fair gegenüber den Wettbewerbern: Otter.ai bietet Live-Meeting-Transkription, Integration in Zoom und Teams, und ein ausgereiftes KI-Training, das die Erkennungsqualität laufend verbessert. Für US-Kanzleien oder nicht-regulierte Branchen kann das die richtige Wahl sein. Für Schweizer Anwälte mit Pflicht zum Anwaltsgeheimnis ist es ein Risiko, das sich nur mit erheblichem Zusatzaufwand (AV-Vertrag, Mandanteninformation, Opt-out-Konfiguration) kontrollieren lässt — wenn überhaupt.
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